転職お役立ち情報

退職が決まって、いざ最後の挨拶！　でも送るタイミングって一体“いつ”が正解なんだろう？
そんな風に迷われる方も多いのではないでしょうか。
退職メールを送るタイミングは、社内と社外で異なるので注意しましょう。
ここで社内向けと社外向けのタイミングを詳しく説明いたします。

まず、社内の人に送る場合は、お世話になったお礼を伝える最後の挨拶の意味合いが強いと考えましょう。そのため、社内規定や社内での特別な慣習がない限り「最終出勤日」に送るようにしましょう。
社内向けの退職メールは個人的な趣旨のメールのため、なるべく業務に支障がない時間に送るのもポイントです。
一般的に、定時から１時間前～退社までの時間がベスト。もしも送信のタイミングなどで判断に迷う場合は、身近な先輩社員や上司に確認しておくと安心です。
ただし、あくまでこれは「挨拶」のメールです。自分の業務を引き継ぐことになる関係者・関係部署には、退職が決まり次第連絡をし、スムーズな退職に向けて引継ぎを進めていくようにしましょう。

社外に送る退職メールは、後任が決まったタイミングで早めの連絡が望ましいです。
取引先には、しっかりと引き継ぎすること、最後まで仕事を全うすることなどを伝え、不安に思われないような対応を心がけ、仕事に対する責任感と遂行力を感じてもらえるようにしましょう。
今の会社を退職しても、人脈は一生続いていきます。今後の取引先になる可能性も考えて、悪印象を与えないように注意を払いましょう。


＜Point＞一斉送信は失礼じゃない？
一般的に、一斉送信は失礼にあたりません。
あなたがメールを送る相手は、これまでお世話になった方々です。社内・社外で関わりのあった人を挙げていくと、メールの送り先は大人数になってしまいませんか？　しっかりメールの文面で感謝の言葉を書くようにすれば、受け取る側にもしっかりと伝わるものです。
一斉送信の場合、注意すべきは「宛先」です。
他人同士でアドレスを知られないように、送信相手のアドレスを「bcc」に入れ、自分のアドレスは「To」に入れるなど配慮しましょう。
また、お世話になった方には、個別でメールを送ってもよいでしょう。そのほうが、退職した後も良い関係を続けられます。

もちろん、一番良いのは、直接お礼を伝えること。
退職までに会う機会がある方に対しては、出来ればメールではなく、直接感謝を伝えるようにしましょう。

短く、シンプルに、わかりやすく！
【件名】
メールの趣旨が一目でわかる「退職のご挨拶」などにするのが一般的です。

【退職の理由】
なるべく「一身上の都合」に留めましょう。あまり込み入った話をするより、簡潔に済ませたほうがスマートです。ただし、結婚や出産などの喜びごとであれば、その旨を書いてもよいでしょう。

【退職後の連絡先】
退職後も連絡を取りたい場合には、私用の連絡先を添えてもよいでしょう。
「今後ご連絡をいただける場合は、下記までお願いします」と一文を入れ、メールアドレスや電話番号を記載するとわかりやすいです。

まとめ