転職お役立ち情報

入社承諾の連絡は電話で行うのが一般的ですが、先方がメールを指定してきた場合や、先方の採用担当者が不在だった場合などは、メールで伝えるようにしましょう。
今回は求人サイトを経由するなど、自ら直接応募した場合を想定していますが、転職エージェントなどのサービスを利用した場合、内定通知も回答もエージェント経由で行うのが一般的です。
入社する場合は早めの連絡を心がけましょう。内定通知あるいは労働条件の提示から、遅くとも1週間以内が望ましいです。

採用担当者とのやりとりは丁寧さを忘れずに行いましょう。
雇用契約書や内定承諾書の記入・送付が必要な場合は、必要書類だけ送るのではなく、採用のお礼や提出書類の内訳について書き記した添え状も同封すると好印象です。
添え状はあくまで先方にとってわかりやすいことが第一ですので、手書きにこだわる必要はありません。

企業からの内定通知がメールで届いた場合、できるだけ早くメールを返信することが大切です。
もしメールの返信が遅れてしまうと、内定の通知をした採用担当者は「内定の連絡メールが届いているかどうか」「内定の承諾が得られるのかどうか」と心配することになってしまいます。内定通知メールが届いたら、その日のうちに返信するよう心がけましょう。
また、入社承諾の連絡の電話をかけたものの、担当者が不在だった場合も、メールで伝えると良いでしょう。その際「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします」と、事前に連絡を入れていた旨も一緒に伝えておきます。



入社の意思を伝えるのが一番の目的ですが、本文の最後には「一日も早く貴社に貢献できるよう頑張りたいと思います」というように、入社に向けた前向きな気持ちを書き添えてもよいでしょう。

電話の時間帯は相手の都合を考え、出社・退社時間の間際やお昼時を避けて連絡しましょう。午前中なら10時～12時、午後なら14時～17時頃が無難です。
また、承諾する意思表示に加え、入社までに必要な手続き、入社当日のことについてもこのときに確認するといいでしょう。確認しておきたいことはあらかじめメモなどに書き記しておくとスムーズです。

担当者が不在だった場合、戻りの予定時間を確認し、すぐのようであれば再度こちらからかけ直す旨を伝えましょう。「差し支えなければ」とクッション言葉も入れて、戻り時間を聞くとやわらかく丁寧な印象になります。
戻りの時間が遅いようであれば、メールにて用件を伝える旨を伝言してもらいましょう。その際は「２．メールの場合」を参考にして、メールで入社承諾を伝えます。

これから自分が籍を置くことになる企業だからこそ、適切な対応で好印象でのスタートを切ることが大切です。
曖昧な返事でトラブルを招かぬよう、内定という選考結果に対するお礼と、「内定をお受けいたします」という意思表示を明確に伝えましょう。