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転職お役立ち情報 > すぐ使えるメール文面付き!履歴書・職務経歴書の提出マナー

転職お役立ち情報

TIPS
2022.08.15

すぐ使えるメール文面付き!履歴書・職務経歴書の提出マナー

履歴書・職務経歴書の提出方法


応募書類の準備ができたら、早速応募先企業へ提出しましょう。
履歴書や職務経歴書の提出方法は企業によって様々です。ここでは「訪問時に手渡しで提出する場合」「メールで送付する場合」「郵送する場合」の3つに分かれて、基本を徹底解説!
すぐに使えるメール文面の例文サンプルや、送付状サンプルもご用意しましたので、ぜひ活用してくださいね。

1. 手渡しで提出する場合

企業や転職活動の状況によっては、履歴書や職務経歴書といった応募書類を面接当日に手渡しする場合があります。手渡しする場合も、応募書類はクリアファイルに入れ、封筒に入れて持参しましょう。
面接前に渡した応募書類が折れ曲がっていたり、汚れていたりすると、採用担当者からあなたに対する印象を下げてしまう可能性があります。
<Point> 郵送するわけではないので、封筒に送り先の宛名を書く必要はありません。封筒の表面の左端に「応募書類在中」とだけ記入しましょう。採用担当者は複数の応募者を見ていることがほとんどですので、応募書類が誰のものか一目でわかるように、裏面にはあなたの住所と氏名を記入を忘れずに。

2. メールで送付する場合

昨今、応募書類をメールで受け付けている企業も少なくありません。採用活動中の担当者が、たくさんの応募メールを受け取っていることを想定して、わかりやすいメールの作成を心がけましょう。
今回はすぐに使える本文サンプルもご用意しました。ぜひ転職活動にご活用ください。
<Point>
1通目にパスワードをかけた応募書類データを添付したメール、2通目にパスワードを明記したメールを送るようにしましょう。特に2通目のパスワード通知メールは事前に準備しておくのがベターです。
1通目を送ってから2通目を作成し始めると、思いのほか時間が掛かってしまったり、早く送らなければという焦りからミスが生まれることも。
誤字脱字のチェックも兼ねて、1通目も2通目もまずは下書き保存し、準備万端の状態で送信するようにしましょう。

>>メール文面の例文サンプル
●応募書類の送付メール例文サンプル
【件名】
応募書類ご提出の件/履歴書添付(名前)

【本文】
株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になります。●●と申します。

このたび貴社の求人を拝見し、
これまでの私の経験をぜひ活かしたいと思い、応募させていただきます。

まずはメールにて応募書類を送付致しますので、
ご査収いただきますようお願い申し上げます。

念のため、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
追ってパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認をお願い申し上げます。

面接の機会を頂けましたら幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

——————————————
名前
〒×××‐××××
□□県□□市□□×丁目××番地
電話:×××-××××-×××× 
メールアドレス:××××@×××××.co.jp
——————————————-
●パスワード通知の例文サンプル
【件名】
応募書類ご提出の件/パスワード(名前)

【本文】
株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。先ほど履歴書をお送りした●●です。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:○○○○○○

お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

——————————————
名前
〒×××‐××××
□□県□□市□□×丁目××番地
電話:×××-××××-×××× 
メールアドレス:××××@×××××.co.jp
——————————————

>>書き方のポイント
◆件名
メールの用件が一目で分かるように、具体的、かつ端的に記入します。
件名に「よろしくお願いします」や「お世話になっております」などのあいさつ文を書くと、スパムメールとして自動でブロックされるケースがあるので避けましょう。

◆宛先
企業名は省略せず、正式名称で書きましょう。
「株式会社」も環境依存文字の㈱の使用は避けます。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」と記入します。

◆添付書類
応募書類のデータ形式は特別な指示がない限りPDF形式で統一しましょう。
PDFファイルは第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウトを保ったまま印刷することができるため、採用担当者の手間を最小限に抑えることができます。

◆パスワードの設定
添付する応募書類のデータにはパスワードを設定してから送付します。
応募書類の内容は重要な個人情報にあたるため、セキュリティー管理の面からも、ビジネスマナーとして必ずパスワードを設定します。

◆パスワードの連絡
応募書類のデータを添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送付します。
あらかじめ下書き保存して準備しておくと、送信の際に手間取らずに済みます。

◆署名
あなたの連絡先を書きます。名前、住所、電話番号、メールアドレスの順に記入しましょう。

3. 郵送する場合

応募書類を郵送する際には「送付状」を同封しましょう。送付状は誰が、どんな書類を、なぜ送ったのかを簡潔に伝える役割を持つ書類です。
また、上記の情報に加えて、志望動機や実績など、応募書類以外であなた自身をアピールする絶好のチャンス。送付状と一緒に応募書類を提出することで、採用担当者の目に留まる可能性が高くなります。
>>送付状の例文サンプル
送付状の例文サンプル

すぐ使えるWordテンプレートはこちら
>>書き方のポイント
◆送付年月日
書類を投函する日付を記入。西暦・和暦に関しては応募書類の記載と統一しましょう。

◆宛先
応募する企業名と採用担当者の所属部署と名前を書く。部署宛の場合は「御中」、採用担当者宛の場合は「様」を付けます。

◆署名
応募者の「住所」「電話・FAX番号」「メールアドレス」「名前」を記入。電話番号とメールアドレスは最も連絡がつきやすいものがベスト。

◆時候のあいさつ
あいさつ状でもある送付状では、頭語と結語をペアにして必ず記入。「拝啓・敬具」のペアが一般的です。

◆用件
求人に応募する旨と、簡潔な自己PRとして募集要項に対する自分の適性やスキルも簡潔に記入しましょう。

◆同封書類
「記」のあとに、同封する書類の内容と枚数を記入し、「以上」の言葉で締めくくりましょう。


4. 提出前の最終チェック

せっかくの応募書類も、ミスや漏れがあると採用担当者にマイナスの印象を与えかねません。
そこで提出前の見直し用にチェックリストを用意しました。ひとつずつ丁寧に確認して、完璧な応募書類を送りましょう。

応募書類提出前のチェック

まとめ

応募書類の提出は、採用担当者の目に触れる第一歩。ずさんな提出方法では、ビジネスパーソンとしての常識を疑われてしまいます。
第一印象でマイナスイメージを与えないためにも、応募書類の内容だけでなく、手渡し・メール送信・郵送の場合におけるそれぞれのマナーを守り、どの提出方法でも常に「丁寧さ」を心がけましょう。