転職活動が進むと面接の日程調整、辞退、内定承諾など、企業とメールで取りをすることが増えてきます。普段の仕事では送る機会のないメールなので、苦手意識を持ってしまう人や効率的に連絡を進めたい人に向けて、ここではシーン別にすぐに使えるメールサンプルをご紹介します。
日程調整など面接シーン別の送信・返信用メールテンプレ7つ！
- 1. メール送信・返信時の注意点
- 2.面接の日程調整に関するメール
- 3. 遅刻や当日キャンセルに関するメール
- 4. 選考辞退に関するメール
- 5. 内定承諾に関するメール
- まとめ
①提示された候補日から選択する場合
②提示された候補日以外の日程を希望する場合
④面接当日に遅刻して時間に遅れるする場合
⑤面接当日急な用件で行くことが出来なくなったする場合
⑥選考を辞退したい場合
⑦内定承諾を伝えたい場合
1. メール送信・返信時の注意点
＞＞企業にメールを送信する前に基本的なマナーを覚えておきましょう
メールを1件送信・返信するだけ・・・と思わずに下記6つのポイントを確認しましょう。
①返信はできるだけ早くする
遅くとも「24時間以内」には返信できればよいですが、日程調整などが必要ですぐに返信できない場合は
「ご連絡ありがとうございます。~~のため、○日までにはご返信します」などの文章で一度返信しましょう。
②メール末尾の署名をつける
フルネーム、携帯電話番号、メールアドレス、自宅住所(郵便番号も)は必須です。会社勤めの方は会社の署名を使用しないように気を付けてください。
③メール件名は変えない
メール件名は途中で変えずに、［Re:］のままにしておきます。メールのやり取りが複数回になるとメール本文が長くなってしまいますが、元の文面は消さずに残すようにしましょう。もし内容が変わる場合は、新しい内容に合わせた件名に変更するか、新規でメールを作成しましょう。
④新規で送信する場合は件名を「用件、氏名」で作成
担当者が、誰からかの、どのような内容のメールか一目で分かるように「用件」と「氏名」を件名に記入します。
⑤会社のメールアドレスは使わない
現職で転職活動している人は、会社のメールアドレスを使うのは厳禁です。
⑥メールにデータ容量の重い書類は添付をしない
一般的にメールに添付しても良いとされているデータは２MB。 最大でも３MB以内に抑えるのが理想とされています。
どうしても必要な場合は「firestorage」や「宅ファイル便」などの大容量データの転送サービスを活用しましょう。
2. 面接の日程調整に関するメール
＞＞面接の日程（提示された候補日から選択）
企業から面接の候補日程をいくつか提示され、その中から都合の良い日程を選んで返信する。
＜Point＞
・いくつか提示された中から、できれば第1希望、第2希望、のように複数の日程を選択して返信するようにしましょう。
・日程調整などが必要ですぐに返答が出来ない場合は、「いつまでに返信できるのか」という期日だけは早く連絡しましょう。
・いくつか提示された中から、できれば第1希望、第2希望、のように複数の日程を選択して返信するようにしましょう。
・日程調整などが必要ですぐに返答が出来ない場合は、「いつまでに返信できるのか」という期日だけは早く連絡しましょう。
＞＞面接の日程（提示された候補日以外の日程を希望）
企業から面接の候補日程がいくつか提示され、候補日以外の日時を連絡する。
＜Point＞
・提示いただいた日程から選択出来ず申し訳ないという気持ちを伝えましょう
・1択だけでなく複数の日程を伝えましょう
・こちらから調整依頼を行うため、第一希望、第二希望などは書かないようにしましょう
・提示いただいた日程から選択出来ず申し訳ないという気持ちを伝えましょう
・1択だけでなく複数の日程を伝えましょう
・こちらから調整依頼を行うため、第一希望、第二希望などは書かないようにしましょう
＞＞面接の日程（確定した面接日の変更や再調整）
確定した面接日程を変更してもらえないか打診する。
＜Point＞
・面接日程変更はまずは電話連絡が第一です。担当者不在の場合にメールを送るようにしましょう。
・確定した日程の変更は、相当のリスクがあるので軽はずみな打診はマイナスの印象になることもあります。また、日程変更次第では他の応募者に決まってしまう可能性もあります。
・代替として複数の日程を提示し、やむを得ないと思ってもらえる理由を書き添えましょう。「諸事情で…」や「業務多忙の為…」といった曖昧なことは記載しないようにしましょう。
・面接日程変更はまずは電話連絡が第一です。担当者不在の場合にメールを送るようにしましょう。
・確定した日程の変更は、相当のリスクがあるので軽はずみな打診はマイナスの印象になることもあります。また、日程変更次第では他の応募者に決まってしまう可能性もあります。
・代替として複数の日程を提示し、やむを得ないと思ってもらえる理由を書き添えましょう。「諸事情で…」や「業務多忙の為…」といった曖昧なことは記載しないようにしましょう。
3. 遅刻や当日キャンセルに関するメール
＞＞面接当日の連絡（遅刻して時間に遅れる）
仕事の都合や、交通機関の遅れ等の諸事情で面接の時刻に遅れてしまう場合。
＜Point＞
遅刻はまずは電話連絡が第一です。一刻も早く担当者に連絡を取ることが重要です。メールはその後に余裕があれば送ります。
遅刻はまずは電話連絡が第一です。一刻も早く担当者に連絡を取ることが重要です。メールはその後に余裕があれば送ります。
＞＞面接当日の連絡（急な用件で行くことが出来なくなった）
業務上のトラブル等により当日伺うことが出来なくなった。
＜Point＞
行けなくなった時点でまずは電話連絡を真っ先に行いましょう。働きながら転職活動している人だと、当日になってどうしても都合が悪くなることは、ある程度企業側も理解しています。だからといって、何の連絡もなくすっぽかすのは絶対にNGです。
行けなくなった時点でまずは電話連絡を真っ先に行いましょう。働きながら転職活動している人だと、当日になってどうしても都合が悪くなることは、ある程度企業側も理解しています。だからといって、何の連絡もなくすっぽかすのは絶対にNGです。
4. 選考辞退に関するメール
＞＞選考を辞退したい場合の連絡
「他社からの内定を承諾した」「転職活動を辞めた」など様々な理由により選考辞退をすることがあるかもしれません。その際には企業に辞退の旨をしっかり伝えることが大切です。自分のために時間を割いてくれた方への感謝の気持ちも伝えるようにしましょう。
＜Point＞
辞退理由を回りくどく書く必要はありませんので、最低限のマナーを守って簡潔に伝えるよう心がけましょう。また、辞退連絡について、企業から期日の指定がある場合は必ず期日までに回答をしましょう。
辞退理由を回りくどく書く必要はありませんので、最低限のマナーを守って簡潔に伝えるよう心がけましょう。また、辞退連絡について、企業から期日の指定がある場合は必ず期日までに回答をしましょう。
5. 内定承諾に関するメール
＞＞内定承諾を伝えたい場合
内定承諾のメールは長々と書いてしまいがちですが、簡潔に意志を伝えましょう。加えて今後の抱負や入社に向けた意欲を伝えることができると良いでしょう。
＜Point＞
内定承諾の連絡は出来る限り早く行いましょう。また、企業から期日の指定がある場合は必ず期日までに回答をしましょう。
内定承諾の連絡は出来る限り早く行いましょう。また、企業から期日の指定がある場合は必ず期日までに回答をしましょう。
まとめ
採用担当者は面接に関わるメールのやり取りを通して基本的なビジネスマナーをチェックしています。中途採用の場合は基本的な敬語や言葉遣いは出来て当然と思われているので、不安な方はこの機会に覚えておいた方が良いでしょう。メールは連絡ツールとして大変便利ですが、急を要する内容は必ず電話で連絡を行うようにし、時と場合で使い分けるように気を付けてください。自分の為に時間を割いてくれているという感謝の気持ちを忘れず、丁寧かつ簡潔に、そしてマナーにのっとって連絡を行いましょう。
企業とのやりとりに関して不安がある場合は転職エージェントに相談するのも一つの手です。転職エージェントは求人の紹介だけに留まらず、メールや電話での企業との連絡方法における具体的なアドバイスも行っています。また、転職エージェント経由の選考の場合は、企業との連絡調整代行を行っている場合があるので、企業に自身から伝えにくい内容も代行して転職エージェントから企業に伝えることも可能です。限られた転職活動の期間で効率的に行動するために転職エージェントの手を借りることも視野に入れると良いでしょう。
企業とのやりとりに関して不安がある場合は転職エージェントに相談するのも一つの手です。転職エージェントは求人の紹介だけに留まらず、メールや電話での企業との連絡方法における具体的なアドバイスも行っています。また、転職エージェント経由の選考の場合は、企業との連絡調整代行を行っている場合があるので、企業に自身から伝えにくい内容も代行して転職エージェントから企業に伝えることも可能です。限られた転職活動の期間で効率的に行動するために転職エージェントの手を借りることも視野に入れると良いでしょう。
