転職お役立ち情報

企業や転職活動の状況によっては、履歴書や職務経歴書といった応募書類を面接当日に手渡しする場合があります。手渡しする場合も、応募書類はクリアファイルに入れ、封筒に入れて持参しましょう。
面接前に渡した応募書類が折れ曲がっていたり、汚れていたりすると、採用担当者からあなたに対する印象を下げてしまう可能性があります。

昨今、応募書類をメールで受け付けている企業も少なくありません。採用活動中の担当者が、たくさんの応募メールを受け取っていることを想定して、わかりやすいメールの作成を心がけましょう。
今回はすぐに使える本文サンプルもご用意しました。ぜひ転職活動にご活用ください。
＞＞メール文面の例文サンプル
●応募書類の送付メール例文サンプル
●パスワード通知の例文サンプル

◆件名
メールの用件が一目で分かるように、具体的、かつ端的に記入します。
件名に「よろしくお願いします」や「お世話になっております」などのあいさつ文を書くと、スパムメールとして自動でブロックされるケースがあるので避けましょう。

◆宛先
企業名は省略せず、正式名称で書きましょう。
「株式会社」も環境依存文字の㈱の使用は避けます。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」と記入します。

◆添付書類
応募書類のデータ形式は特別な指示がない限りPDF形式で統一しましょう。
PDFファイルは第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウトを保ったまま印刷することができるため、採用担当者の手間を最小限に抑えることができます。

◆パスワードの設定
添付する応募書類のデータにはパスワードを設定してから送付します。
応募書類の内容は重要な個人情報にあたるため、セキュリティー管理の面からも、ビジネスマナーとして必ずパスワードを設定します。

◆パスワードの連絡
応募書類のデータを添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送付します。
あらかじめ下書き保存して準備しておくと、送信の際に手間取らずに済みます。

◆署名
あなたの連絡先を書きます。名前、住所、電話番号、メールアドレスの順に記入しましょう。

応募書類を郵送する際には「送付状」を同封しましょう。送付状は誰が、どんな書類を、なぜ送ったのかを簡潔に伝える役割を持つ書類です。
また、上記の情報に加えて、志望動機や実績など、応募書類以外であなた自身をアピールする絶好のチャンス。送付状と一緒に応募書類を提出することで、採用担当者の目に留まる可能性が高くなります。


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◆送付年月日
書類を投函する日付を記入。西暦・和暦に関しては応募書類の記載と統一しましょう。

◆宛先
応募する企業名と採用担当者の所属部署と名前を書く。部署宛の場合は「御中」、採用担当者宛の場合は「様」を付けます。

◆署名
応募者の「住所」「電話・FAX番号」「メールアドレス」「名前」を記入。電話番号とメールアドレスは最も連絡がつきやすいものがベスト。

◆時候のあいさつ
あいさつ状でもある送付状では、頭語と結語をペアにして必ず記入。「拝啓・敬具」のペアが一般的です。

◆用件
求人に応募する旨と、簡潔な自己PRとして募集要項に対する自分の適性やスキルも簡潔に記入しましょう。

◆同封書類
「記」のあとに、同封する書類の内容と枚数を記入し、「以上」の言葉で締めくくりましょう。

せっかくの応募書類も、ミスや漏れがあると採用担当者にマイナスの印象を与えかねません。
そこで提出前の見直し用にチェックリストを用意しました。ひとつずつ丁寧に確認して、完璧な応募書類を送りましょう。

応募書類の提出は、採用担当者の目に触れる第一歩。ずさんな提出方法では、ビジネスパーソンとしての常識を疑われてしまいます。
第一印象でマイナスイメージを与えないためにも、応募書類の内容だけでなく、手渡し・メール送信・郵送の場合におけるそれぞれのマナーを守り、どの提出方法でも常に「丁寧さ」を心がけましょう。